Contabilità e adempimenti della farmacia: il quadro essenziale

Approfondimento

In sintesi

• La farmacia è contemporaneamente un esercizio commerciale al dettaglio e un soggetto convenzionato con il SSN: le due anime seguono regole di ricavo, di IVA e di tempistica diverse.
• Gran parte degli errori ricorrenti nasce da tre punti: ventilazione dei corrispettivi, competenza dei ricavi SSN e valorizzazione del magazzino.
• Dal 2026 il divieto di fattura elettronica via SdI per le prestazioni sanitarie verso persone fisiche è una regola a regime e non più una proroga annuale.
• Una reportistica trimestrale con analisi delle criticità consente di correggere l’esercizio mentre è ancora in corso, invece di scoprirne il risultato a bilancio depositato.

1. I ricavi: due mondi da tenere distinti

La libera vendita segue le regole ordinarie dei corrispettivi telematici. I ricavi da convenzione si formano invece attraverso la distinta contabile riepilogativa e si liquidano secondo i tempi dell’ASL, al netto degli sconti previsti per legge e delle trattenute a vario titolo. La corretta imputazione per competenza dei ricavi SSN e delle relative rettifiche è uno dei punti su cui più spesso si concentrano i rilievi in sede di controllo.

2. IVA: la ventilazione dei corrispettivi

Nello stesso scontrino convivono beni assoggettati ad aliquote diverse. Il regime della ventilazione dei corrispettivi consente di ripartire l’imposta in proporzione agli acquisti, ma presuppone il rispetto di condizioni precise e una rilevazione degli acquisti coerente. Con la diffusione dei gestionali che consentono la separazione puntuale per aliquota, la scelta tra ventilazione e scorporo analitico va riesaminata: non è indifferente sul piano dell’imposta dovuta.

3. Dati sanitari, Sistema TS e fatturazione

Resta fermo l’obbligo di trasmissione dei dati delle spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria. Sul fronte della fatturazione, il d.lgs. 81/2025 ha modificato in via strutturale l’art. 10-bis del d.l. 119/2018: per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche è vietata l’emissione della fattura elettronica tramite Sistema di Interscambio, che resta invece la regola per le operazioni verso soggetti passivi e verso la pubblica amministrazione. La violazione non è un’irregolarità formale: coinvolge la disciplina sulla protezione dei dati personali.

4. Il magazzino

Il magazzino è la voce che più incide sul risultato e quella più spesso disallineata tra dato gestionale e dato contabile. Richiedono attenzione i criteri di valorizzazione, il trattamento dei premi e degli sconti di fine periodo riconosciuti dai grossisti, le note di credito, i prodotti in scadenza e i resi. Un magazzino non presidiato falsa il reddito imponibile, gli indici di settore e ogni valutazione dell’azienda.

5. Il calendario ricorrente

• Corrispettivi telematici e liquidazioni IVA periodiche.
• Distinte contabili riepilogative e riconciliazione degli accrediti ASL.
• Trasmissioni al Sistema Tessera Sanitaria secondo le scadenze vigenti.
• Adempimenti su personale e posizioni previdenziali del titolare e dei collaboratori.
• Dichiarazioni annuali, indici sintetici di affidabilità fiscale e verifiche di coerenza dei dati di settore.

6. La reportistica trimestrale

Il bilancio fotografa un esercizio ormai chiuso e arriva mesi dopo: chi conosce il proprio risultato solo a deposito avvenuto decide sempre in ritardo. Una rilevazione trimestrale, costruita sui dati già disponibili in contabilità e nel gestionale, permette invece di intervenire quando l’anno è ancora correggibile.

• Marginalità per reparto e per canale, confrontata con i trimestri precedenti.
• Andamento del magazzino: rotazione, prodotti in scadenza, scorte immobilizzate.
• Riconciliazione dei ricavi da convenzione e verifica dei tempi di incasso.
• Incidenza del costo del personale sul margine commerciale.
• Proiezione dell’imponibile e degli acconti d’imposta.
• Elenco delle criticità rilevate, con l’indicazione dell’intervento suggerito e della priorità.

Segnali che la gestione amministrativa va rivista

• Inventario contabile e giacenze del gestionale che non coincidono.
• Assenza di analisi della marginalità per reparto e per canale.
• Accrediti ASL non riconciliati con le distinte trasmesse.
• Indici sintetici di affidabilità fiscale sistematicamente bassi senza una spiegazione documentata.
• Impossibilità di conoscere il risultato economico prima della chiusura dell’esercizio.